An einem Bürotag müssen viele Aufgaben bewältigt werden. Neben der Erledigung des Schriftverkehrs und der Vorbereitung einer Präsentation zählen hierzu z. B. die Korrespondenz, die Beschaffung von Büromaterialien oder die Vergabe von Terminen. Um all diese Tätigkeiten zur Zufriedenheit des Vorgesetzten zu erledigen, hilft ein optimales Zeitmanagement. Dies bedeutet in erster Linie, dass man sich selbst managt.

In diesem Beitrag wird erklärt, was Zeitmanagement ist und wie sich das Selbstmanagement im Büro umsetzen lässt. Außerdem werden einige Tools vorgestellt, die bei der Büroorganisation eingesetzt werden. Abschließend folgt ein Beispiel zum Zeitmanagement aus der Praxis.

Büroorganisation: Was bedeutet Zeitmanagement?

Zeitmanagement bedeutet, einen Arbeitstag so zu organisieren, dass man möglichst produktiv arbeitet. Dies erfordert, dass für alle anstehenden Aufgaben eine strukturierte Vorgehensweise festgelegt wird.

Die zwei Faktoren, die das Zeitmanagement maßgeblich beeinflussen, sind der erforderliche Aufwand und die zur Verfügung stehende Zeit. Um gute Arbeitsergebnisse zu erzielen, gilt es hier, die einzelnen Aufgaben nach ihrer Dringlichkeit zu priorisieren und eventuelle Störfaktoren zu eliminieren.  

Ein wichtiger Punkt bezieht sich auf die Aufgaben, die an dem Arbeitstag nicht mehr erledigt werden können. Hier sollte von der Möglichkeit Gebrauch gemacht werden, die Tätigkeiten an einen Kollegen zu delegieren. Ein nicht dringlicher Termin kann auch auf den nächsten Arbeitstag verschoben werden.

Die Vorteile eines optimalen Zeitmanagements

Die Vorteile eines effizienten Zeitmanagements lassen sich wie folgt zusammenfassen:

• Der Anwender reduziert Stresssituationen. Weil er besser organisiert ist, gehen ihm die Tätigkeiten leichter von der Hand. Dies wirkt sich positiv auf sein Selbstvertrauen aus.
• Beruf und Privatbereich lassen sich besser miteinander kombinieren. Wer z. B. im Homeoffice tätig ist, kann das Einkaufen oder das Beaufsichtigen seiner Kinder besser in den Arbeitsalltag integrieren. Voraussetzung hierfür ist, dass bei dem Zeitmanagement auch genügend Pausen eingeplant werden.
• Wer sich auf bestimmte Aufgabenbereiche fokussiert und nicht alles auf einmal erledigen möchte, profitiert von einer höheren Konzentration und erreicht seine Ziele. Dies führt zu einer höheren Produktivität.   
• Wird die Arbeit strukturiert organisiert, ist man früher fertig. Dieser Umstand motiviert den Anwender eines effizienten Zeitmanagements zusätzlich.

Arbeitstag organisieren: Drei Methoden für ein optimales Zeitmanagement

Die Organisation eines Arbeitstages setzt eine gute Vorbereitung voraus. Die folgenden drei Methoden helfen einem Anwender, ein optimales Zeitmanagement zu installieren:

• Die ABC-Analyse
• Die Festsetzung bestimmter Ziele
• Die 72-Stundenregel

Die ABC-Analyse

Mit Unterstützung der ABC-Analyse kann sowohl Personen als auch Prozessen eine bestimmte Rangfolge zugeordnet werden. Ein optimales Zeitmanagement wird z. B. erzielt, wenn die tägliche Post nach der ABC-Analyse in den folgenden Postkörben abgelegt wird:

• Postkorb A: Hier werden alle Terminsachen abgelegt, die umgehend bearbeitet werden müssen
• Postkorb B: In diesem Postkorb befindet sich wichtige Korrespondenz. Diese muss allerdings nicht bis zu einem bestimmten Termin bearbeitet werden.
• Postkorb C: Die Ablage enthält alle Briefe, die nicht dringend beantwortet werden müssen.   

Die Festsetzung bestimmter Ziele

Setzt der Anwender sich bestimmte Ziele, strukturiert der Anwender seinen Büroalltag von der ersten bis zur letzten Minute. Dies bedeutet, dass ein Hauptziel am Ende des Arbeitstages erreicht werden soll. Dieses Hauptziel wird in mehrere kleine Ziele unterteilt. Wichtig ist es, einige Aufgaben zu delegieren und monoton zu denken. Das bedeutet, dass die Aufgaben nacheinander abgearbeitet werden. Außerdem müssen Pausen eingeplant werden. Diese nutzt ein Anwender, um seine Energiereserven zu aktivieren.

Die 72-Stundenregel

Bei der 72-Stundenregel nimmt der Anwender sich vor, alle notwendigen Tätigkeiten innerhalb von 72 Stunden zu erledigen. Eine Voraussetzung hierfür ist, dass jede Aufgabe mit fester Entschlossenheit angegangen wird.

Welche Tools unterstützen das Zeitmanagement?

Digitale Tools helfen einem Anwender, sein Selbstmanagement optimal in den Arbeitsalltag zu integrieren. Zu diesen Tools zählen z.B.:

• Automatisierungsfunktionen unterstützen einen Büroangestellten dabei, den täglichen Schriftverkehr effizienter zu arbeiten. Das Tool unterstützt bei der Überprüfung der Rechtschreibung und dem Versenden von E-Mails.
• Eine Komplettlösung für alle kaufmännischen Bereiche bietet dem Anwender den Vorteil, dass alle wichtigen Bürobereiche abgedeckt sind. Von dem Erfassen der Buchungsvorgänge bis zum fertigen Jahresabschluss können alle Teile einer Buchhaltung erledigt werden. Dies bezieht sich auch auf das Führen eines Warenwirtschaftssystems und das Erstellen der Rechnungen.  
• Wer bei der Arbeit am Computer Browsererweiterungen einsetzt, kann viele zusätzliche Funktionen nutzen, die für die Bearbeitung eines Textes oder die Erstellung einer Tabelle notwendig sind.

Beispiel: Zeitmanagement in der Lohnbuchhaltung

Ein Lohnbuchhalter ist mit allen wichtigen Aufgaben einer digitalen Lohn- und Gehaltsabrechnung betraut. Hierbei kommt es nicht nur auf eine korrekte Ausübung der Tätigkeit an. Die Einhaltung von Terminen muss der Lohnbuchhalter ebenfalls gewährleisten. Hier kann er sich von einem effizienten Zeitmanagement und der 72-Stundenregel unterstützen lassen. Dies beinhaltet die folgenden Schritte:

• Die Lohnabrechnung soll bis zum Ende des dritten Arbeitstages erledigt werden.
• Um sich vollständig auf die Arbeit zu konzentrieren, passt der Anwender die Funktionen seines Smartphones an. Hierzu werden Push-Nachrichten deaktiviert.
• Um die E-Mails zu checken, setzt der Lohnbuchhalter sich feste Zeitpunkte.
• Von der Erfassung der Lohndaten bis zur fertigen Lohnabrechnung strukturiert er alle Aufgaben.
• Hilfreich ist es, wenn der Lohnbuchhalter seinen persönlichen Rhythmus findet. Dieser sollte sich mit der monatlichen Routine einstellen.
• Persönliche Emotionen gehören nicht in seinen Arbeitsalltag.

Fazit

Ein optimales Zeitmanagement bringt dem Anwender viele Vorteile. Er profitiert z. B. davon, dass er sein Privatleben besser mit dem Beruf kombinieren kann oder produktiver arbeitet. Um den Arbeitstag optimal zu organisieren, können verschiedene Tools genutzt werden. Neben der ABC-Analyse steht dem Anwender die 72-Stundenregel zur Verfügung. Ebenso hilft es, wenn er sich selbst feste Ziele setzt.

Letztlich kommt es auf den Büroangestellten selbst an. Ein effektives Zeitmanagement setzt voraus, dass man sich selbst optimal organisieren kann.